Sinds de introductie van de nieuwe Aanbestedingswet overweegt meer dan 80% van de aanbesteders groslijsten en prestatiemeten in te voeren. Vraag is hoe u hiervoor een goede systematiek opzet. En wat u wel en vooral niet moet doen. Onze expert, Leen Valk, heeft voor u de 5 grootste valkuilen op een rij gezet. En geeft u tips om ze te voorkomen. In deze mail valkuil en tip 2 om u te helpen efficiënt te werken met groslijsten (lees hier valkuil 1).
Valkuil 2: Te veel rekenkracht, te weinig denkkracht
Ik houd er zelf ook van: lekker creatief kijken hoe we met slimme mechanismen bedrijven kunnen laten concurreren op kwaliteit en klanttevredenheid met zo min mogelijk inspanningen voor markt en overheid. Toch zie je dat de groslijst-systematiek die eenvoudig van opzet is het het langst volhoudt.
Een voorbeeld van een selectie-systematiek waarbij de persoonlijke kennis en ervaring van de ambtenaren te veel wordt uitgeschakeld, was van een wat grotere gemeente in het midden van ons land. Die liet alle bedrijven in Nederland toe om zich aan te melden voor meervoudig onderhandse opdrachten. Vervolgens werd met een gewogen loting op basis van Past Performance de selectie gedaan. De kans op inloten werd daarbij beïnvloedt met een X^5 relatie. Zo’n systematiek lijkt een heel intelligente methode, maar kent ook flinke nadelen. Zo is het lastiger om de echte expert uit de markt te halen. En ook niet alle bedrijven zullen begrijpen wat er nu feitelijk gebeurt: de wiskundelessen zakken na een aantal jaren toch wat weg en een X^5 relatie is niet voor iedereen gesneden koek. Inmiddels heeft deze gemeente op herhaaldelijk verzoek van marktpartijen zijn systematiek bijgesteld.
Nu moet ik eerlijk toegeven dat ik bij sommige klanten ook een gewogen loting toepas. Wanneer je daar voor kiest, vind ik dat daar op z’n minst bij hoort dat er minimaal 1 bedrijf van de 3, en 2 van de 5 geselecteerd worden door een handmatige keuze. De meeste beheerders of projectleiders bij gemeenten, waterschappen en provincies weten tenslotte prima wie er bij uitstek geschikt is voor een werk en kunnen dat ook goed motiveren. Zo voorkom je ook dat bedrijven die herhaaldelijk ‘pech’ hebben bij de loting onterecht minder kansen krijgen. Daarnaast kun je door de handmatige selectie vaak de beste match maken tussen de opdracht en het bedrijf.
Tip: Gebruik de in uw organisatie aanwezige kennis en ervaring. Werk daarbij met een zo eenvoudig mogelijke groslijst-systematiek. Dat geeft intern en extern de meeste duidelijkheid.
