Met een groslijst-systematiek kunt u eenvoudig voldoen aan uw motivatieverplichting uit de Aanbestedingswet 2012. Maar hoe stelt u zo’n systematiek praktisch op? En waar moet u wel en waar niet op letten? Onze expert, Leen Valk, heeft voor u de 5 grootste valkuilen op een rij gezet. En geeft u 5 tips om ze te vermijden. De komende dagen ontvangt u deze valkuilen en tips van ons. We geven u meteen de eerste.
Valkuil 1: Starten met te veel groslijsten
Groslijsten bestonden eigenlijk al voor de Aanbestedingswet 2012. Toch heeft het gebruik van groslijsten als manier om de selectie voor onderhandse opdrachten transparant en objectief te doen de laatste jaren een grote vlucht genomen. Mijn inschatting is dat meer dan 80 % van de overheden momenteel een groslijst-systematiek overweegt of die al heeft.
In de praktijk zien we dat sommige gemeenten voor van alles en nog wat groslijsten hanteren. Zo hanteren de Achterhoekse gemeenten een gezamenlijke systematiek. Ze hebben zelfs groslijsten voor de aanleg van VRI’s en het begrazen met schapen. Dat is natuurlijk niet verboden, maar zo veel aanbestedingen voor VRI’s hebben die kleine gemeenten niet en een aanbesteding voor het begrazen met schapen komt ook niet meerdere keren per jaar voor.
Pas voor opdrachten die zo beperkt voorkomen geen groslijsten toe. Er wordt immers van marktpartijen ook een inspanning gevergd om zich aan te melden voor de betreffende groslijst en om de referenties, certificaten, enzovoort te overleggen.
Een andere reden om niet met te veel groslijsten te starten, is dat de implementatie een stuk eenvoudiger is wanneer je nog niet de complete gemeente of provincie achter je hoeft te hebben. De ingenieursdiensten in een groslijst onderbrengen? Reuze interessant, maar begin met de bulk van het werk, straatwerk, asfalt, riolering en eventueel groen. Het mooie van een groslijstsystematiek is dat je hem vrij gemakkelijk kunt aanpassen. Na een jaar een aantal disciplines toevoegen is dan ook een kleine moeite.
Tip: Zorg dat het gebruik van groslijsten proportioneel is. Heb je minder dan 3 aanbestedingen van een bepaald type per jaar? Pas dan voor die opdrachten geen groslijsten toe.
