In dit artikel leest u:
- Hoe u aanbestedingen en opponenten nauwlettend kunt volgen op een manier die u voorspellingen laat doen
- Wanneer en hoe u vrijelijk contact kunt onderhouden met aanbestedende diensten op een 100% open en legale wijze
- Hoe u kunt bepalen bij wie u moet zijn om het meeste uit uw kansen te halen (hint: de meeste inschrijvers richten zich totaal op de verkeerde mensen)
Stap 1: Kennis opbouwen over (af)lopende overeenkomsten en aankomende aanbestedingen
Door consequent en systematisch de gepubliceerde aanbestedingen en gunningen te volgen, bouwt uw organisatie kennis op over opdrachtgevers én haar opponenten. Door het einde van contracttermijnen nauwlettend te volgen kan een goede inschatting worden gemaakt van de te verwachten aanbestedingen, zodat deze kunnen worden voorbereid en ingepland. Deze informatie verzamel je in een overzicht. Als dit nogal complex overkomt, geen probleem, tijdens de Masterclass ziet u hiervan meerdere voorbeelden uit de praktijk in actie.
Stap 2: Contact leggen met potentiële opdrachtgevers
De fase vóór de publicatie van een aanbesteding is uitermate geschikt voor het ‘beïnvloeden’ van de aanbestedende dienst. Omdat u nu weet welke aanbestedingen verwacht worden, kan er contact worden opgenomen met de gemeenten. Het is een periode waarin de inzichten van de organisatie betreffende de opdracht besproken kunnen worden. Zolang er geen bestek is gepubliceerd, kunnen vrijelijk contacten worden onderhouden. De gemeente heeft er zelfs belang bij, omdat zij graag op de hoogte zal willen zijn van de laatste ontwikkelingen en mogelijkheden in de jeugdzorg. Voor uw organisatie leveren deze contacten inzicht op in de cultuur en wensen van een opdrachtgever én wellicht een positief imago. Een overzicht van de gepubliceerde gunningen wordt bijgehouden in een contractmanagementoverzicht.
Het is belangrijk de (gewenste) inhoud en doelstellingen van de besprekingen vooraf goed te bepalen en goed voorbereid naar de gemeenten te gaan. Verslaglegging is cruciaal voor het verdere traject (schrijven naar de wensen van de opdrachtgever, delen van kennis en leren van ervaringen). Een opzet om het proces per gemeente en/of regio bij te houden leert u bij de lobbystrategie (dag 1 Masterclass).
Tekst gaat verder onder het plaatje.
Stap 3: Stakeholder analyse
Het is aan te raden om per potentiële opdrachtgever een stakeholderanalyse op te stellen. Deze analyse toont de actoren die van belang zijn voor de komende opdrachten. Het geeft inzicht in de houding; zijn het voor- of tegenstanders, wat is hun macht, welke middelen zijn er beschikbaar en wat kan de invloed zijn. Wanneer dit in kaart is gebracht kan strategisch worden bekeken hoe en of de actoren meer betrokken kunnen worden, hoe en of ze tot voorstander kunnen worden gemaakt en hoe met de tegenstanders kan worden omgegaan. De analyse kan ook worden gebruikt om potentiële koplopers en voortrekkers te vinden die als woordvoerders en voorvechters kunnen optreden.
Meer weten over dit proces? Bekijk dan de Masterclass Succesvol Aanbesteden.
Tijdens deze cursus ziet u al deze onderwerpen in actie, inclusief voorbeelden en cases uit de praktijk.
